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モチベーションもUP!!バリバリ仕事が進む効率的なタスク管理法「GTD」とは
どんな方でも、特に仕事で忙しい方は「TO DOリスト」というのを１度は使ったことがあると思います。
僕もiPhoneのアプリでTO DOリストを作って、自分のタスクを管理していました。
しかし、色々と問題が起こります。
・いつの間にかTO DOを見なくなる
・リストを作ったものの、やる気がでない
・存在自体を忘れる
その他諸々。
どうも上手く機能しない…という経験はありませんか。僕もその１人です。
そんな中、ある方から教えてもらったタスク管理法がなかなか優秀で使い勝手良いのです。
というよりこれより良いものってあるのかって感じです。
ということで、TO DOリストを使ったタスク管理がどうも上手くいかなくて、
フラストレーションが溜まっている方におすすめのタスク管理法をご紹介。
GTDとは米国のコンサルタント、David Allenさんの著書、「Getting Things Done」で紹介されたタスク管理法です。
５つの簡単なステップを毎週行うことで、ストレスなく仕事をこなすことができ、モチベーションや効率を上げます。
タスク管理はもちろんのこと、モチベーションやアイデアの面までカバーできる仕事術であり、モチベーション管理術であり、アイデア創出術です。
Wikipediaにはこのように説明があります。
ナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働者）の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを 損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって 成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことであ る。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。
これが大げさでなくて、本当だから素晴らしい。
GTDだけで数冊の書籍がでているので、ここでは簡単にご紹介します。
とは言ってもここに書いてあることを実践するだけでもかなりの効果が期待できます。
おおきな流れはこのような形となります。
１、頭の中の「やりかけの仕事」を「すべて」紙に書き出す
２、それぞれの「やりかけの仕事」について望むべき結果を決める
３、定期的にそれらをレビューする
「なんだ当たり前だな」と思う前に一度やってみてください。
「頭の中の「やりかけの仕事」を「すべて」紙に書き出す」は、最低でもA4五枚に箇条書きしてください。
A4五枚！！って思った方、ご安心ください。
GTDにはトリガーリストというものがあり、「あ、そういえば！」というやりかけの仕事の記憶を呼び起こすリストが存在します。
例えば、以下のようなもの。
- 現在抱えているプロジェクトにはどんなものがありますか？
- 現在の仕事の目標は何ですか？
- 将来行うべきプロジェクトにはどのようなものがありますか？
- 机の上に何がありますか？
- 机の引き出しの中には何が入っていますか？
- 書類入れ、本棚、ロッカーやそのほか、あなたが管理している箇所にはどのようなものがありますか？
その他諸々。
トリガーリストと共に作業を行うことで、A4５枚どころか、何枚も出て来てしまいます。
無くてもできますが、あれば便利です。
２は、書き上げたリストの１つ１つに望む結果を書き出します。
そう、当たり前ですが、具体的な目標を１つ１つに付けてあげないと、行動ができないのです。
この辺りで、モチベーションが上がってきます。
そして、３、書き上げたリストの目標達成率や状況をレビューします。必要あるならば、目標の軌道修正を行います。
上の３つのパターンを実践するために、より具体的な５つのステップが存在します。
- 収集 頭の中の「気になっていること」をすべて紙に書き出します
- 処理 書き出した事柄について、あるシステマチックなやり方にそって、しかるべきリストに仕分けしていきます
- 整理 作ったリストを、自分が使い慣れているツールに組み入れていきます
- レビュー 自分が置かれている状況、持っているエネルギーを把握しつつ、今何ができるかをレビューします
- 実行 今できることの中からやるべきことを実行していきます
という流れですね。
２の処理の方法ですが、以下のように自問自答し、リストを振り分けていきます。
- それはやる必要があるか？
- やる必要がない場合、いつかやるのか、それともやらないのか？
- 次にとるべきアクションは1つか？
- そのアクションが1つの場合、二分以内にできるか？
- そのアクションが2分以内にできない場合、自分がやるのがベストか？
- 自分でやるべきアクションだった場合、特定の日付にやるべきか？ それとも次にできた空き時間のときに片付けるべきか？
というようなものがGTDの簡単な流れなんですが、個人的にはこれで仕事の効率がかなり上がりました。
ちょっとこれ以上書くと、色々細かくなってきてしまいますので、もっと知りたい！本気でやってみたい！って方は是非、GTDの書籍を読んでみてください。
僕がよんだ本はこちら。分かりやすくGTDが説明してあります。
二見書房
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