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返事が遅い人への対処法
仕事上で困るのが「レスポンスが(極端に)遅い人」。
別に「1時間以内に」とかそういうことでなく、24時間以内か次の日にでも返してくれれば助かるのに…と思うことも正直あります。(先方の返事待ちなど、理屈的に返せない場合は除く)
今日はそんな余計なストレスを抱えないための「返事が遅い人への対処法」をご紹介します。
※前提として、クライアントに迷惑がかかる等、重要度の高いレスポンスを指します。
そもそもなぜ、返事が遅いのか。
僕が思うに、主に以下の5つの理由かと思われます。
①返す暇がない(という言い訳)
どれだけ忙しくても移動時間や隙間時間、その他諸々、携帯触る時間くらいはあるにも関わらず、頭がそっちに向いていない。タチが悪いのは既読スルーや、SNSを更新しているなどしている場合。つぶやく暇があるなら先に返事してください…と。
返せないなら、返せないなりの返事の仕方ってあるはずです。「〜なので、〜日までにお返事いたします。しばしお待ち下さい。」的なワンクッション置くだけで相手のフラストレーションは全然違います。
②深刻に考えていない
「温度差が違う」というのはしばしばあり、それは伝えきれていないこちら側の問題でもあります。
また仕事の構造自体を理解していない可能性もあります。僕一人に迷惑が掛かるなら別にいいのですが、多くの場合、複数の人やチームで仕事は回っているため、一人のレスポンスが遅いと仕事の動きがストップしてしまいます。その辺りを理解していない可能性があります。
③軽く見られている
つまり、あなた自身が相手にとってどうでもいいと思われている可能性があります。
④忘れている
返事をするのを忘れている、または返したつもりになっている。
⑤性格的な問題
慢性的に返事が遅いのはこのパターンです。
では対処法をご紹介しましょう。
①期日を設ける
何日までに返事をしてくださいと伝えることで、責任の所在を明らかにします。
これで大概のことは解決できます。
②簡潔な文書で送る
相手への心理的な負荷を減らすために、なるべく簡潔な文章を心がけます。
- 要件は冒頭に
- 何を答えて欲しいのかを明確に
- 文章は短く
③一般的な業務時間に連絡をする
朝の10時〜遅くても夜の20時頃までが一般的な業務時間帯でしょう。
余程特殊な場合を除いて、それ以降にレスポンスを求めても返ってこないのは当然かもしれません。
④催促メール&電話&留守電
もはや催促という形になりますが、これで返ってくるならこれでいいのです。
ただ、慢性的に遅いタイプの場合、「こちら側が催促するストレス」というのも相手は理解していませんのでご注意を。
⑤一緒に仕事をしない
慢性的にレスポンスが遅い場合、本当に自分以外の誰かに迷惑が掛かることがあります。
どうしても、という場合を除いて僕はその人と仕事をするのを辞めます。
いかがでしたか。
割と当たり前のことを並べてしまいましたが(笑)、何かの参考になれば幸いです。
レスポンスの速さは信頼に直結すると思っています。
自戒も込めて。
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