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究極のタスク管理術「GTD」の僕の利用法｜無料アプリ「Wunderlist」を使って
「GTD」とはざっくり言うと、TODOリストを上手く機能させるシステムです。
もっと言うと、タスク管理はもちろんのこと、モチベーション管理術であり、アイデア創出術です。
Wekipediaにはこんな感じの説明がされています。
ナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働者）の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを 損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって 成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことであ る。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる
過去のブログにも書きましたが、ここ最近、意識的にGTDを利用していているので、僕の利用法と感想をまとめてみました。
以前の記事はこちら、参考までに。
参照:モチベーションもUP!!バリバリ仕事が進む効率的なタスク管理法「GTD」とは
結論から言うと、GTDを使ってから諸々と作業効率が上がりました。
僕みたいな「やるべきことは結構ある割に、怠け者」な人(笑)には、特に優れたメソッドだと感じています。
GTDの大まかな流れは、
１、頭の中の「やりかけの仕事」を「すべて」紙に書き出す
２、それぞれの「やりかけの仕事」について望むべき結果を決める
３、定期的にそれらをレビューする
こんな感じなのですが、最初の段階である「頭の中の「やりかけの仕事」を「すべて」紙に書き出す」作業、 専門書では「収集」と呼ばれている部分ですが、この作業は特に価値があると感じています。
仕事もプライベートも含めて、気になっていることややりたいこと、やらなければいけないこと、 意識の底に沈んでいるようなことまでを、トリガーリスト（意識の底に沈んでいるかもしれないものを思い出すきっかけとなる言葉集）を使って全て書き出す作業なのですが、 作業しているうちにそれらに付随する新しいアイデアがぽこぽこ浮かんできて、 書き出してみるととんでもない量になります。
それらの大量のリストを以下の画像のように、適切なシステムに振り分けていきます。
引用:「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」
作業が完了した時点で、全てのリストに対して優先順位が付き（今やるかやらないかも含めて）、「次はこれをやる！」というのが決まるので確信を持って作業に移行できます。
また、この全て書き出すという作業は「未来の希望的観測を含んだやりたいこと」を含むので、気持ちも前向きになります。
前にも書きましたが、この書き出すという作業はそれだけで目標の達成率をあげてくれます。
参照：目標の達成率を飛躍的に上げる方法｜誰でもできるのに99％の人がやらないこと
以後、この「収集」は気が向いたときに行います。
また何か新しいアイデアが生まれた時も、とりあえずリストに放り込みます。
このリストはアイデア帳にもなります。
さて、そんな感じで良いことづくしのGTDな訳ですが、
僕はiphone/Macの無料のアプリ「Wunderlist」で管理しています。
Wunderlist: To-Do List & Tasks
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
設定は以下のリスト＋各プロジェクト用のリストです。
上で書いた収集リストは全て「INBOX」フォルダに放り込み、それらを「整理」していきます。
この際、僕はとりあえず期日が決まっているものはもちろん、期日を付けれるものには全て期日を設定しています。「希望」でも構いません。
そして、スマートリストにて「週」「今日」「完了」を設定します。毎日決まってやることがある場合は、「毎日」のリストも作成。期日は「繰り返し」で設定します。
朝起きてやるべきことは「週」のリストを眺めて、今日やることを「NXET ACTION」へ移し、優先順位が高いもの順に並べます。
あとは「週のリスト」をひたすら、上からこなしてくだけです。
１日が終わったら、完了したタスクを眺めて簡単に「レビュー」を行います。
ざっくりとこんな感じですが、本家の方法とは少し違いますのでご注意を。
律儀にこなそうとして、作業自体が進まないのは本末転倒なので、ある程度適当です。
GTD、是非お試しを。
もっと詳しく知りたい方はこちらの本がおすすめです。
二見書房
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